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Archivo General de Notarias

Un poco de historia

Desde épocas antiguas en México, el cúmulo documental emanado del ejercicio de los Notarios había sido considerado como parte fundamental para el desempeño del oficio de Notario, y de una manera tácita, este cúmulo documental se consideraba como propiedad de la Notaría, ya que ante el fallecimiento del titular este acervo pasaba a manos del sustituto, durante el siglo XIX, las Notarias formaban parte de los oficios vendibles y renunciables y se tenia la convicción de que los protocolos pertenecían irrefutablemente al Notario Público.

Es a inicios del siglo XX, que se estableció que es a el Estado y no a los Notarios Públicos a quien deben pertenecer los documentos notariales y por ello seria el encargado y responsable del resguardo de esos documentos notariales, motivo por el cual los titulares de las notarias debían hacer entrega de los protocolos que hasta ese momento se encontraban a su cargo; para tal fin fue creada una Institución donde quedaron depositados bajo su custodia y conservación el haber protocolario de la ciudad capital. Esta Institución fue denominada Archivo General de Notarías del Distrito Federal y su creación se establece en la Ley del Notariado expedida el 11 de noviembre de 1901.

 
Sello Real de Carlos III, Rey de España de la casa de los Borbón.
 
Compra-venta de una esclava de el Congo, herrada en el rostro con el nombre del propietario, año de 1616

Leyes y Ordenamientos

En el Estado de México el primer ordenamiento  respecto de esta materia fue la Ley Orgánica de Escribanos Públicos del Estado de México, dictada el 30 de abril de 1875, por la Legislatura local; dicho ordenamiento no considero normatividad alguna al respecto ya que solo mencionaba en su capitulo V, la obligación de conservar los libros del protocolo, estableciendo la prohibición a los escribanos sacarlos de los oficios públicos tanto los concluidos como los corrientes, bajo su responsabilidad de manejo y custodia.

La Ley Orgánica de Escribanos de 1875, fue derogada por la Ley del Notariado del Estado de México, promulgada el 16 de junio de 1937 por la Legislatura local, siendo Gobernador Interino del Estado el Doctor Eucario López; en esta nueva Ley se contienen reformas importantes que atendieron a las necesidades y exigencias existentes en esa época.

En efecto, dicha Ley de manera expresa se refiere a la creación del Archivo General de Notarias, estableciendo en sus artículos 123: …”Habrá en la ciudad de Toluca, en la oficina del Registro Publico de la Propiedad, una sección especialmente encargada del Archivo General de Notarías del Estado.

Y el articulo 124 establece: …”El Archivo General de Notarias dependerá directamente del Registro Publico y estará a cargo de una persona que se denominara “Director del Archivo General de Notarías”, que será nombrado y removido libremente por el Gobernador”…

Recientemente con fecha 3 de diciembre de 2007, se publico en la “Gaceta del Gobierno”, la Ley que crea el Organismo Publico Descentralizado denominado “Instituto de la Función Registral del Estado de México” , estableciendo en su artículo 4, que el Órgano de Gobierno del Instituto será el Consejo Directivo.

Con motivo de esta Ley y su nuevo Reglamento Interior, se dio lugar a una reestructura orgánica en el archivo General de Notarias del Estado, que anteriormente era dirigida por un Jefe del archivo de Notarias. Este cambio en su estructura creo el puesto de Subdirector del Archivo General de Notarias, contando con dos Unidades Departamentales que no existían, siendo estos puestos el jefe del departamento Histórico y el jefe del Departamento de Testamentos, dando con ello lugar a un mejoramiento en la eficiencia de los servicios que diariamente presta el Archivo General de Notarias tanto a los Notarios Públicos, como a los particulares y Autoridades Judiciales que requieren de este servicio.

Nuestras Funciones ...

El Archivo General de Notarias, es una Institución cuya finalidad es la de recuperar y conservar los protocolos, apéndices e índices de todas la Notarias Publicas del Estado de México, así como la de brindar apoyo a las diversas Instituciones docentes e investigadores a través de la consulta de los documentos conservados en la Sección del Acervo Histórico, que comprenden de un periodo que se remonta desde el siglo XVI , donde consta información de las 26 Notarías más antiguas de la entidad, detallando las sociedades que nos antecedieron; 450 años de riqueza documental plasmada en todo tipo de convenios celebrados entre particulares, como compra-venta de inmuebles, ganado, esclavos, cartas de dote, formación de sociedades, testamentos, cartas poder y obligaciones de pago entre otros ahí existentes. Los más de 10,000 protocolos, apéndices e índices, son a la fecha una fuente inagotable para las investigaciones históricas de nuestra Entidad.

Actualmente el Archivo General de Notarias, por conducto del Director General de Instituto de la Función Registral del Estado de México, mantiene una coordinación permanente con la Secretaria de Gobernación a través de la Subsecretaria de Asuntos Jurídicos y Derechos Humanos, Dirección General de Compilación y Consulta del Orden Jurídico Nacional, para llevar a cabo acciones conjuntas siendo una de ellas la de alimentar y actualizar el Registro Nacional de Avisos de Testamento. A la fecha en la actualización de esta información el Archivo General de Notarias de Estado de México, ocupa en las estadísticas de la dependencia federal indicada el segundo lugar, después del Distrito Federal con un total de Avisos de 284, 847 ingresados a ese sistema, y en este sentido se continua trabajando de manera permanente. Otra de las acciones coordinadas importantes resulta la del “Mes del Testamento”, que se llevara a cabo en septiembre de 2008.

 

Sello Real de Carlos III, Rey de España de la casa de los Borbón.
Sello Tercero, Año 1640-1647